1.1. Als Textgrundlage dienen a) alte Drucke, b) Neuerarbeitungen.

1.2. Redaktionelle Änderungen an den Texten von a) werden vorerst grundsätzlich nicht vorgenommen, außer diese sind zwingend notwendig. Diese Arbeiten sollen einer späteren Phase des Projekts vorbehalten bleiben.

2.1. Die alten Drucke werden durch Scannen/OCR in Word-Dateien umgewandelt und anschließend lektoriert.

2.2. Diese Dateien werden folgendermaßen bearbeitet, um auf die Implementierung in die Datenbank vorbereitet zu werden:

Entfernen sämtlicher Steuerungszeichen Zeilenumbrüche, etc.) Entfernen von Sperrungen (C h a d o l d >>> Chadold) Einfügen der Korrekturen Einfügen der HTML-Codes für Zeichenformatierungen: <i>x</i> -  kursiv, <sup>x</sup> - hochgestellt Bearbeitung übergeschriebener Zeichen; da diese unter HTML nicht mit den entsprechenden Raziskavamöglichkeiten angezeigt werden könne,:? werden diese wie Fußnoten nach- und hochgestellt. Bearbeitung sonstiger Sonderzeichen (z. B. Přemysl, Hradiště)

3. Übertragung in die Datenbank

3.1. Jede Urkunde bzw. jede Nummer im alten Druck entspricht einem Datensatz.

3.2. Erstellung eines Formulars.

3.3. Erstellung einer Klassifikation, wobei eine Klassifikationsgruppe nicht mehr als 40 Einträge enthalten sollte.

3.4. Übertragung der Texte in die einzelnen Felder der Datenbank.

3.5. Starten der automatischen Indizierung; nach Abschluss muss diese wieder ausgeschaltet werden.

4. Indizierung

4.1. Personen

	Albero de Drozendorf Conradus Comes de Pilstein
	Als Unterbegriff werden (wenn möglich) der standardisierte Name mit dem aufgelösten Ort verwendet. Titel bzw. Funktionen werden nach Möglichkeit übersetzt. Der gesamte Begriff wird dem Personenindex zugeordnet
	Albero de Drozendorf  -> Albero von Drosendorf Conradus Comes de Pilstein -> Graf Konrad von Peilstein Richeri canonici et prothonotarii -> Richeri Kanoniker und Protonotar

Personennamen werden nicht in den Index aufgenommen, wenn sie als bloße Datierungsangabe in der Urkunde vorkommen (Regierungsjahre von Herrschern und dgl.) und die Datierung klar ist.

4.1.2. Ort
Der Ort wird nochmals separat aufgenommen, aufgelöst und dem Ortsindex zugewiesen. Nach dem aufgelösten Ortsnamen wird zur genauen Identifikation der jeweilige Gerichtsbezirk in Klammer gesetzt: Drozendorf -> Drosendorf (GB Horn)

4.1.3. Titel
Eventuell vorkommende Titel (comes, episcopus, notarius,...) werden ebenfalls noch einmal erfasst, im Unterbegriff übersetzt und dem Sachindex zugeordnet 

4.1.4. Vorname
Der Vorname muss nicht nochmals erfasst werden, da dieser bereits im Personenindex durch den Unterbegriff eindeutig identifiziert ist.

4.1.5. Zusätzliche Angaben
Historisch bekannte Persönlichkeiten werden mit Titel und Eckdaten angeführt. Angegeben werden grundsätzlich Amtszeiten bzw. Regierungsjahre; Geburtsjahre werden mit „*“, resigniert mit ̶:?2;resign.“ angegeben, „+“, wenn Sterbejahr ist nicht gleich Ende der Amtszeit. Angaben zu Vorstehern von Klöstern orientieren sich grundsätzlich an Lindners Monasticon. Clemente: Papst Clemens III. (1187-1191)
Diepoldus: Theobald Graf von Berge, Bischof von Passau (1172-1190)

4.1.6. Namensgleichheit
Wenn ein und dieselbe Person öfters in einer Urkunde erwähnt wird, so wird sie nur einmal erfasst. Alle überzähligen Indexeinträge werden gelöscht. Vorsicht bei Namensgleichheit!
Albero de Drozendorf (Zeuge)
Albero (Zeuge ohne Zusatz)
Der Sohn von Ekebertus de Pernnhek heißt ebenfalls Ekebertus

4.1.7. Verwandtschaftliche Verhältnisse
Verwandtschaftliche Verhältnisse werden bei der Auflösung von Personennamen im Unterbegriff eingearbeitet. 
Erschlossene Daten werden in Klammer gesetzt.
Ekebertus de Pernnhek et uxor ejus Hadwic et liberi eorum Odalricus et Ekebertus atque Eufomia ->
Eckbert (von Pernegg), Sohn Eckberts von Pernegg
Hedwig (von Pernegg), Frau Eckberts von Pernegg
Ulrich (von Pernegg), Sohn Eckberts von Pernegg
Eufomia (von Pernegg), Tochter Eckberts von Pernegg
Sigboto et frater eius Heinricus de Bozisdorf
Sigboto -> Bruder Heinrichs von Bozisdorf
Nominalisierung der Eigennamen und Übersetzung der Zusätze
Beispiel: uidua Letkonis -> Witwe des Letko
Wilhalmi pellificis -> Wilhalm, der Kürschner

4.1.8. Unsicherheiten
Bei unsicherer Identifizierung wird ein Fragezeichen in Klammer nachgestellt: „(?)“.


4.2. Orte
4.2.1. Orte innerhalb des heutigen österreichischen Bundesgebietes

Jeder Ort wird für sich aufgenommen, aufgelöst und dem Ortsindex zugewiesen. Nach dem aufgelösten Ortsnamen wird zur genauen Identifikation der jeweilige Gerichtsbezirk in Klammer gesetzt. Scebin -> Zöbing (GB Langenlois) Ist ein in der Urkunde vorkommender Ort heute ein Teil einer Gemeinde, so wird diese Gemeinde ebenfalls angeführt Liebenberc -> Liebenberg (Gde. Ludweis-Aigen, GB Raabs) Ist die Auflösung eines Ortes oder die Zuweisung zu einem bestimmten Gerichtsbezirk fraglich, so wird  am Ende des Eintrags im Unterbegriff ein (?) angefügt. Erscheint die Auflösung eines Ortes oder eines Begriffs vorerst gar nicht möglich, so steht (?) unmittelbar nach dem Hauptindexeintrag. Yssenstorf (?) Vorsicht bei den Gerichtsbezirkszuweisungen nach dem HONB! Seit der Zusammenlegung mehrerer Bezirksgerich:?te, hat sich die Zahl der Bezirke um 14 verringert. (Vgl. Bgbl. Nr. 81 Bezirksgerichte-Verordnung Niederösterreich vom 15. Februar 2002) Drosendorf: GB Geras -> GB Horn Ludweis-Aigen: GB Raabs -> GB Waidhofen an der Thaya Peilstein: GB Mank -> GB Melk Zöbing: GB Langenlois -> Krems an der Donau Manchmal wurde ein Gerichtsbezirk auch auf zwei verschiedene Bezirke aufgeteilt, wie z.B. Herzogenburg, dessen größerer Teil zum Bezirk St. Pölten, der kleinere nach Neulengbach eingegliedert wurde. Getzersdorf: GB Herzogenburg -> GB St. Pölten Gemeindenennungen Seit den siebziger Jahren Zusammenschlüsse vieler Gemeinden zu Großgemeinden. Eine Großgemeinde besteht aus mehreren Katastralgemeinden. Der größere Gemeindeverband muss auf der Ebene von Katastralgemeinden aber nicht angegeben werden. Nur wenn es sich um „Ortsteile“ im eigentlichen Sinn handelt, muss auch die Gemeinde angegeben werden. (Häusergruppen, Höfe, Ruinen,...) Beispiel: Starchenberch -> Ruine Starhemberg (Gde. Dreistetten, GB WN)

4.2.2. Ortsbezeichnungen außerhalb des heutigen österreichischen Bundesgebietes
Syntax: Viriname -> deutsche Bezeichnung [falls vorhanden] (nationalsprachige Bezeichnung, Abk. des Kronlandes, Gerichtsbezirk) Beispiel: Znoym -> Znaim (Znojmo, MÄ, GB Znojmo) <Urkunde Nr. 4, Bestand Geras> Dies gilt auch für Klöster, Stifte und Abteien außerhalb Österreichs Beispiel: Bruk -> Bruck an der Thaya (Luce, MÄ, GB ?), Prämonstratenserstift Pöltenberg -> Hradiste, MÄ, GB Znojmo, Propstei Notwendigkeit moderner Pripomočki auch für Tschechien, Slowakei, Ungarn, Slowenien, Kroatien und Italien.

4.3. Pfarr- und Stiftskirchenindex
Beispiel:ecclesia sancti Nicolai in Znoym -> Pfarrkirche St. Nikolaus in Znaim ecclesie Scti Michaelis -> Stiftskirche St. Michael des Prämonstratenserstifts Bruck a.d. Thaya sancti Hypoliti -> St. Hippolyt auf dem Pöltenberg, Propstei

4.4. Sachbegriffe Ausgewählte Sachbegriffe werden in ihrer gebeugten Form in den Sachindex aufgenommen und übersetzt bzw. standardisiert advocatie -> Vogtei ecclesia -> Kirche Episcopus -> Bischof Probst -> Propst Der Sachindex sollte auf die allgemeinsten Begriffe beschränkt bleiben, die Übersetzungen nur aus einem Wort bestehen. 4.5. Allgemeines Für Unterbegriffe ist es nicht notwendig »verweisende Indexbegriffe« zu verwenden. Vorsicht bei der manuellen Aufnahme von Indexbegriffen, welche Steuerungsbefehle enthalten è löschen! O<sup>v</sup>dalricus -> Odalricus 4.6. Pripomočki Amtskalender Series Episcoporum Siebmacher Bayrisches Ortsnamenbuch Monasticon für Böhmen und Mähren Wanderkarten: Für die Identifikation verschiedener topographischer Angaben, wie Berge, Bäche, Wälder, usw. wäre detailliertes Kartenmaterial nötig. Beispiele: Saza apud aquam Tumbraz, siluam que Saza dicitur, rivulo qui Pigawitz dicitur     5. Verknüpfung mit Bilddateien Nach Abschluß der Indizierung werden in einem gesonderten Schritt die einzelnen Datensätze mit den dazu gehörigen Bilddateien verknüpft bzw. der Pfad eingegeben. Mag. Karl Heinz / Dr. Thomas Aigner / DDr. Sonia Horn, 20. März 2003